Come gestire meglio il tuo tempo: una mini guida al Time Management / 1

“Non mi interessano le ore della giornata, ma che non mi sfugga il tempo dalle mani”: sono le parole di Will Salas, personaggio interpretato da Justin Timberlake nel film “In Time” di Andrew Niccol. La trama si svolge in una società distopica in cui il tempo è diventato l’unica moneta di scambio. Si smette di invecchiare a 25 anni, ma, in quel momento, scatta un conto alla rovescia di un anno, allo scadere del quale, se non ci si è riusciti a procurare in modi più o meno legali altro tempo, si muore. L’inesorabile scorrere di ore, minuti e secondi è ben visibile su un luminoso e spietato timer che ciascuno porta impresso sul braccio. Il risultato è un mondo in cui tutto va veloce e chi rimane indietro è perduto. Ti ricorda qualcosa?

Per fortuna oggi non usiamo il tempo come valuta corrente ma senza dubbio viviamo in un contesto frenetico, bombardati costantemente da stimoli e sommersi di impegni. Ogni spazio vuoto tra un’attività e l’altra viene immediatamente saturato, perché mal sopportiamo la noia, le attese, i silenzi. Essere produttivi e sempre occupati è uno status symbol di quest’epoca, un tratto distintivo del nostro valore sul mercato e nella vita. Eppure, nonostante questa folle rincorsa, capita di non sentirsi al passo e il tempo per riuscire in tutto non è mai abbastanza. Stiamo forse sbagliando qualcosa?

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Secondo il principio di Pareto, solo una piccola percentuale del nostro tempo (20%) produce la maggior parte dei risultati (80%): ciò significa che occorre concentrare le nostre risorse sulle attività di valore.

Il time management è un insieme di strumenti e pratiche di ottimizzazione, pianificazione, controllo e gestione efficace del tempo per aiutare le persone a raggiungere obiettivi specifici, non solo professionali ma anche personali. Gestire bene il tempo, dunque, non significa fare tutto ma identificare con lucidità dove focalizzare le energie al fine di conseguire i risultati desiderati.

Il modello SMART

La consapevolezza di ciò che è essenziale e di ciò che non lo è costituisce il primo passo per riprendere il controllo sul proprio tempo. Come afferma il noto allenatore di pallavolo Julio Velasco: “Dare importanza a tutto nella stessa misura è come non dare importanza a niente”. Prima di mettersi in moto, è cruciale definire perché lo si sta facendo, stabilendo i propri obiettivi secondo il modello SMART, acronimo che sta per:

• Specifici: gli obiettivi devono essere chiari e ben perimetrati in termini di finalità e di vantaggi;
• Misurabili: è fondamentale quantificare ciò che ci si prefigge al fine di valutarne poi l’effettivo raggiungimento;
• Attuabili: occorre prefiggersi obiettivi realizzabili, tenendo conto di tempi e risorse;
• Rilevanti: gli obiettivi devono essere significativi per noi;
• Tempificati: ogni obiettivo deve avere un limite di tempo sia nel breve che nel medio-lungo periodo.

Come fare una To do list

La fase successiva è la pianificazione. La tecnica zero del Time Management è quella della nota “To do list”: a tutti è capitato di segnarsi su un post-it o in agenda le cose da fare. Esistono però delle raccomandazioni da tenere a mente quando si redige questo elenco:

• in primo luogo, occorre utilizzare un unico foglio (digitale o cartaceo), evitando la moltiplicazione incontrollata di “to do list” che porta solo a confusione e inefficienza;
• bisogna mappare le macro-attività, suddividerle in compiti più piccoli e assegnare a ciascuno un livello di priorità;
• si riscrive infine la to do list inserendo in alto i compiti più urgenti e importanti.

Impegno elefante

Suddividere in parti più piccole quello che viene definito un “impegno elefante” è un ottimo metodo per evitare la procrastinazione di attività corpose e mastodontiche che potrebbero intimorire, in quanto richiedono uno sforzo considerevole e prolungato senza immediati risultati tangibili. Affrontare queste sfide con un approccio graduale, insieme alle altre attività pianificate per la giornata, favorisce un progresso costante. Ad esempio, se si desidera apprendere una nuova lingua, un compito realistico può essere quello di memorizzare 10 nuovi vocaboli ogni giorno.

Il metodo Ivy Lee

Più breve è una to do list meglio è. Ce lo insegna il metodo Ivy Lee, in 5 semplici passi:

1. Scrivi ogni sera le 6 cose più importanti da fare il giorno successivo e mettile in ordine di priorità;
2. Il giorno seguente inizia dalla prima attività della lista e non passare ad altro finché non l’hai terminata;
3. Finita la prima, passa alla successiva e non interrompere finché non l’hai portata a termine, procedendo nello stesso modo con le altre attività;
4. Se a fine giornata non hai completato la lista, sposta al giorno successivo le attività rimaste;
5. Ripeti questo schema ogni giorno.

Nell’era dominata dal mito del multitasking dell’iper-produttività, che si traduce in giornate lavorative sempre più lunghe e stressanti, scopriamo che il segreto per generare più valore è l’esatto opposto: compiere delle scelte, stabilire dei limiti e concentrarsi su una singola attività alla volta.