Come difenderti dai ladri di tempo: una mini guida al Time Management / 2

“Affrettati a vivere bene e pensa che ogni giorno è in se stesso una vita”: non è la citazione di un Life Coach ma del filosofo Lucio Anneo Seneca, che ci ha lasciato riflessioni ed insegnamenti di grande saggezza sul buon uso del tempo, la risorsa più preziosa che abbiamo e l’unica che ci appartiene davvero. Eppure, lo sprechiamo, perdendoci in occupazioni futili, illudendoci di averne a disposizione una quantità infinita ma, una volta trascorso, il tempo non torna più.

Una parte di esso ci viene sottratta, un’altra scivola via senza che nemmeno ce ne accorgiamo ma la cosa più vergognosa è perdere tempo per nostra negligenza. Spetta a noi impiegare bene il nostro tempo e proteggerlo: l’invito di Seneca è oggi uno dei mantra del time management, l’insieme di pratiche per una gestione efficace del tempo, volta al raggiungimento di specifici risultati.

Imparare a dire di no

I ladri di tempo sono costantemente in agguato. Si tratta di fattori sia soggettivi, come cattive abitudini o incapacità individuali (ad esempio non saper mai dire di no), che oggettivi, come imprevisti ed interferenze esterne. Dobbiamo imparare a riconoscerli e a tutelarci. Per riuscirci, il time management propone diversi strumenti e tecniche utili da mettere in pratica.

La chiave per una maggiore produttività è identificare le priorità e pianificare le attività, eliminando o riducendo il superfluo. Possiamo immaginare il nostro tempo come tre scatole da cui possiamo prendere un solo oggetto: la prima contiene le attività operative, la seconda quelle relazionali, la terza quelle creative.

La tecnica delle tre intenzioni più importanti ci insegna che attuare una scelta consapevole è essenziale per focalizzare le nostre risorse in modo efficiente ed efficace e che occorre trovare il giusto bilanciamento tra diversi ambiti della vita, compresi quelli personali e creativi, spesso trascurati, per alimentare le nostre energie, con impatto positivo anche sul rendimento professionale.

La matrice di Eisenhower

A volte distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante può risultare difficile e il risultato è una lista interminabile di attività tutte in priorità 1. La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che aiuta a organizzare le attività, in base al loro livello di importanza e urgenza. Si divide in quattro quadranti:

• Q1- Urgente e importante: attività non delegabili da fare subito per evitare una crisi;
• Q2 – Importante ma non urgente: attività strategiche di medio-lungo periodo, da affrontare senza la pressione dell’urgenza ma prevedendo fin da subito un’accurata pianificazione;
• Q3 – Urgente ma non importante: attività che richiedono un’azione immediata ma non contribuiscono agli obiettivi strategici di lungo termine; ideali per la delega immediata;
• Q4 – Non urgente e non importante: attività superflue che possono essere eliminate o ridotte al minimo per liberare tempo.

Riunioni efficaci

Un altro tema significativo è quello delle riunioni efficaci. Capita di frequente di uscire da un incontro o da una lunga telefonata con un nulla di fatto. Prepararsi in anticipo è la regola d’oro per assicurare riunioni utili e produttive: occorre chiedersi se l’incontro è veramente necessario, valutando alternative meno dispendiose, come la condivisione di un documento online dove ognuno apporta i propri contributi. È fondamentale definire lo scopo mirato dell’incontro e le persone da coinvolgere.

Ogni riunione dovrebbe avere un tempo limite e seguire un ordine del giorno ben definito, con tutti i punti da trattare che vanno rigorosamente rispettati, evitando argomenti fuori tema. Per agevolare la discussione, è opportuno condividere in anticipo ai partecipanti tutte le informazioni utili sull’incontro e fornire materiali da visionare, così che ciascuno arrivi al tavolo pronto ad esporre il proprio punto di vista. Infine, è importante sintetizzare quanto discusso e stabilire i prossimi passi, con relativi responsabili e scadenze.

Gestire la comunicazione

Anche la comunicazione gioca un ruolo cruciale nella difesa del proprio tempo: quando si è concentrati su un’attività prioritaria e il telefono suona o un collega bussa alla porta, bisogna comunicare in modo gentile ma fermo che in quella circostanza non si è disponibili. Offrire un’alternativa per discutere in modo più approfondito in un momento successivo contribuisce a garantire la qualità del confronto e a preservare la relazione.

Essere costantemente interrotti o distratti è ormai una costante della vita personale e professionale di ciascuno di noi che va opportunamente gestita e arginata per salvaguardare tempo e livelli di attenzione. Un buon modo per riuscirci è evitare il tanto declamato “multitasking”, ossia la capacità di svolgere più attività contemporaneamente, perché la scienza ci dice che il nostro cervello è in grado di dedicarsi ad un’attività complessa alla volta.

L’apparente multitasking in realtà comporta il completamento di un’attività seguito dall’inizio di un’altra, con conseguenti difficoltà nella ripresa della concentrazione che richiede un dispendio considerevole di tempo ed energie (noto come “switching cost”). È più vantaggioso per la nostra mente focalizzarsi su un’attività per volta, concluderla e poi passare ad altro, evitando continue interruzioni e riprese. Un altro mito da sfatare è quello dell’iper-connessione: essere sempre online e rispondere ad ogni tipo di comunicazione (via chat, messaggio, telefono) in meno di 3 secondi non è sinonimo di performance.

Musica e meditazione

Certi compiti richiedono raccoglimento e riflessione: in quei momenti, se possibile, è consigliabile disconnettersi e disattivare le notifiche, previa adeguata comunicazione ai propri responsabili. Infine, la meditazione e la musica si rivelano due ottime alleate per ritrovare il proprio focus: la prima enfatizza la consapevolezza del momento presente e la concentrazione su un pensiero specifico alla volta; la seconda contribuisce a mantenere una continuità nella concentrazione. Si consigliano generi tranquilli, come musica classica, ambient, lo-fi hip-hop, brani strumentali con ritmo moderato o lento e playlist senza interruzioni inaspettate o annunci pubblicitari.

J.R.R. Tolkien, il celebre studioso e autore fantasy, ci ha trasmesso un monito prezioso attraverso le sagge parole di Gandalf, lo stregone grigio, a Frodo, il protagonista della saga Il Signore degli Anelli: “Tutto ciò che dobbiamo decidere è cosa fare col tempo che ci viene dato”. Un invito potente a riflettere sul valore del tempo e sulle scelte che facciamo nel nostro percorso di vita.

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