Comunicare “Agile”: come il linguaggio della collaborazione trasforma le aziende

Nel 2001, 17 sviluppatori software si riunirono e, dopo approfondite riflessioni rispetto alle diverse metodologie di sviluppo, definirono il cosiddetto “Manifesto Agile”, che illustra i 4 valori e i 12 principi fondamentali di questa filosofia che, benché nasca nel contesto della programmazione software, si è diffusa rapidamente in molteplici settori, estendendosi prima al project management poi all’organizzazione e gestione delle imprese.

Il manifesto presenta uno stile comunicativo conciso e semplice che, in poche parole, rende subito chiaro ciò in cui i fondatori dell’Agile credevano, valorizzando:

• le persone e le interazioni più che i processi e gli strumenti;
• il software funzionante più che una documentazione esaustiva;
• la collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti;
• la risposta al cambiamento più che l’aderenza a un piano.

Quelli appena enunciati sono i 4 valori portanti del mindset Agile che, sebbene riconosca l’importanza degli elementi sulla destra, attribuisce maggior priorità a quelli sulla sinistra: persone, prodotto, collaborazione e reattività, che, come vedremo, trovano nella leva strategica della comunicazione un denominatore comune.

Questo approccio risulta particolarmente adatto a scenari caratterizzati da un contesto volatile in cui il prodotto finale, ad esempio un’app mobile, non è completamente prevedibile e potrebbe subire modifiche e adattamenti richiesti dal cliente o dettati da condizioni esogene complesse e mutevoli. La gestione agile di un progetto o in senso più ampio di un’organizzazione è flessibile e, alla pianificazione a cascata delle attività secondo un rigoroso ordine sequenziale, predilige brevi cicli di lavoro, in cui piccoli team auto-organizzati cooperano per sviluppare, con modalità iterativa, pezzi di prodotto funzionanti (deliverable).

La qualità è continuamente verificata con dei test e, già in corso d’opera, vengono raccolti e integrati i feedback del cliente, che è coinvolto in tutte le fasi di realizzazione e non solo alla fine, riducendo così rischi, costi e tempi. L’obiettivo ultimo dell’Agile è l’apprendimento continuo attraverso un processo che, sin da subito, crea valore e consente di rispondere al cambiamento con flessibilità e resilienza.

Appare dunque chiaro che per abbracciare l’Agile, a qualsiasi livello di un’impresa, dal singolo progetto all’intera organizzazione, serve un cambio di paradigma. Nei cambiamenti culturali, alla base di qualsiasi processo trasformativo, la comunicazione gioca un ruolo cruciale per veicolare conoscenza e informazione, favorire l’allineamento di tutti alla strategia aziendale e incoraggiare il coinvolgimento attivo di ogni risorsa. Nell’Agile, la trasparenza e l’autenticità nella comunicazione sono essenziali per creare fiducia reciproca, data l’importanza dell’autonomia condivisa rispetto al passato modello di comando e controllo.

Ognuno è responsabile di se stesso e i gruppi di lavoro si auto-gestiscono, mantenendo al contempo massima visibilità su informazioni, problemi, soluzioni, errori e successi. Il capo, secondo questa filosofia, è un servant leader che sa delegare e mettere a proprio agio i team, senza intervenire durante i cicli di lavoro.

Una volta compreso ed assimilato il mindset Agile, il passo successivo è tradurlo in azione, applicando nelle attività quotidiane i 4 valori del Manifesto e, ancora una volta, la comunicazione si conferma un fattore chiave per riuscirci. Le interazioni tra i team, in particolare faccia a faccia, sono privilegiate rispetto alla cieca aderenza ai processi per consentire a tutti di esprimere liberamente il proprio valore aggiunto, contribuendo alla crescita del progetto, alla risoluzione più rapida di eventuali blocchi e all’individuazione di soluzioni non convenzionali grazie a una contaminazione di idee e prospettive. L’attenzione del gruppo si focalizza sul prodotto funzionante, che rappresenta un indicatore più accurato dell’effettivo allineamento ad esigenze e aspettative dei clienti rispetto a miriadi di documenti redatti mesi prima.

Il cliente è coinvolto in un processo co-creativo, basato su scambi e conversazioni utili a reindirizzare ed adeguare il lavoro in corso. La via della collaborazione continua si contrappone alla definizione a priori di tutti i dettagli del progetto in fase negoziale, offrendo invece spazio per il confronto aperto, con benefici sia per il cliente, che perfeziona la propria visione, condividendo e ridefinendo i propri requisiti, sia per il team, che ha la possibilità di apportare le modifiche richieste. Infine, grazie ai brevi cicli di rilascio previsti dall’Agile, i team possono integrare i feedback, aggiungere nuove funzionalità e adattare le priorità in tempi rapidi, senza incorrere in ritardi: il cambiamento non costituisce più una minaccia da temere o un ostacolo da evitare, ma un’opportunità da accogliere verso il miglioramento continuo.

A intervalli regolari, i gruppi si riuniscono in sessioni retrospettive per riflettere e discutere insieme su come diventare più efficaci, adottando nuovi comportamenti.