Creare eventi inclusivi e accessibili

Fisici, digitali o ibridi, per qualsiasi organizzazione gli eventi rientrano a pieno titolo tra gli strumenti di comunicazione corporate. Uno dei più importanti, per natura, per coltivare le relazioni con i propri stakeholder, affermando il proprio posizionamento sul mercato. In questi contesti, è la concretezza a fare la differenza: il semplice raccontare il proprio impegno in termini di responsabilità sociale, verso l’ambiente così come verso le persone, non basta più quando si ha la possibilità di mostrarlo concretamente. E un evento offre a un’organizzazione l’opportunità di rendere tangibile a tutti i propri stakeholder la serietà dei propri impegni.

«Verrebbe da dire che prestare attenzione alle persone e alle diversità sia semplicemente la cosa giusta da fare», spiegano i founder di Indig, agenzia di comunicazione specializzata in Diversity & Inclusion. «Per molte persone appartenenti a gruppi minoritari, ad esempio, vedersi rappresentate durante eventi più o meno importanti, può essere davvero significativo. Viene stimolata l’autostima, una percezione positiva di sé, una sensazione di inclusione. Spesso aiuta anche nel realizzare, magari per la prima volta, che anche chi appartiene a una comunità minoritaria e/o discriminata può avere successo in quel settore, o in quell’ambito professionale. Ma creare eventi inclusivi fa bene non solo alle persone a cui ti rivolgi, ma anche alla tua azienda, e alla tua reputazione.

«Creare, ad esempio, un panel con soli uomini cisgender (tanto che è stato coniato il termine manel) – proseguono – magari tutti bianchi, o realizzare un evento totalmente inaccessibile (parliamo sia di barriere architettoniche, per gli eventi fisici, che di inaccessibilità dei contenuti), nel 2023 è ormai diffusamente percepito come un problema, e questo può creare più o meno pesanti ripercussioni reputazionali».

Un po’ come la comunicazione in generale, un evento è inclusivo quando coinvolge persone diverse tra loro sotto tanti punti di vista (sia nel processo di progettazione che nell’evento finale), quando viene comunicato prestando attenzione al linguaggio, e quando viene costruito prestando attenzione al modo in cui persone diverse possono fruirne in modo differente.

Il team di Indig, che ha lavorato all’accessibilità dell’edizione 2022 degli Stati generali delle città intelligenti, l’evento organizzato dal network di City Vision lo scorso anno a Padova, ha messo insieme qualche consiglio più specifico da mettere subito in pratica per organizzare eventi più inclusivi. Non si tratta di un elenco esaustivo di elementi da considerare, ma può essere un inizio.

Stabilire degli obiettivi

Hai deciso che per il tuo evento non vuoi solo uomini come relatori. Benissimo, ma come puoi assicurarti che non succederà? Puoi inizialmente fissarti degli obiettivi, e decidere ad esempio di non avere più del 50% di relatori uomini. A questo punto saprai cosa vuoi raggiungere, e inizierai a mobilitarti di conseguenza.

Cercare speaker al di fuori della propria cerchia

Trovare persone diverse tra loro e appartenenti a gruppi minoritari differenti può non essere facile, soprattutto se non ce ne sono – o ce ne sono troppo poche – all’interno del tuo network. Questa impasse può però essere superata allargando il proprio sguardo, cercando di fare rete ed eventualmente rivolgendosi anche a persone che non hanno un titolo professionale perfetto per il tuo evento, ma che possono comunque portare valore con la loro esperienza.

Puoi inoltre cercare persone da invitare attraverso community online, gruppi di professionisti, o chiedere consiglio ad altre aziende che hanno realizzato eventi prima di te.

La comunicazione dell’evento

La comunicazione, chiaramente, è parte fondamentale di qualsiasi evento. Se decidi di impegnarti per progettarlo e svilupparlo in modo inclusivo, però, dovrai prestare attenzione a rendere inclusiva anche la tua comunicazione.

Rendere accessibile un evento “phygital”

Pianifica al meglio il tempo a disposizione e comunica l’organizzazione della giornata

Includi frequenti pause, e assicurati che vengano rispettate. Assicurati anche che venga rispettato il programma della giornata che avrai comunicato all’inizio, così che le persone sappiano cosa aspettarsi in ogni momento. Condividi, magari anche in anticipo, le istruzioni di partecipazione all’evento e il programma. Le istruzioni dovranno essere semplici e dettagliate, senza lasciare spazio a dubbi organizzativi. In questo modo renderai l’esperienza molto più piacevole per diverse persone neurodivergenti.

Accessibilità dei contenuti

Assicurati che le slide utilizzate e messe a disposizione siano leggibili e comprensibili: presta attenzione alla formattazione, ai colori che sceglierai, ai contrasti, alla distribuzione delle informazioni, ma anche, in generale, all’accessibilità delle immagini, e dei video.

Se possibile, fornisci in anticipo le slide (in formato digitale o cartaceo in base alle singole necessità, che andrai a verificare come nel prossimo punto), per facilitare le eventuali domande di chiunque non riesca a formularle sul momento.

Tra le tue persone ospiti, potrebbero esserci delle persone sorde: assicurati che sia messo a disposizione un servizio di interpretariato in lingua dei segni, e prevedi un sistema di sottotitolazione dei discorsi, sia che l’evento sia online che offline (in questo caso si tratta di una trascrizione resa disponibile di solito tramite app). Ci sono persone che lo fanno di lavoro, e possono supportarti in questo, ma esistono anche diverse applicazioni di sottotitolazione automatica (più o meno accurate) che possono essere usate in tempo reale per gli eventi in diretta, e che puoi mettere a disposizione di chi vi parteciperà.

Eventi fisici

Gli eventi fisici necessitano chiaramente di un’attenzione in più rispetto al luogo scelto per lo svolgimento della giornata.

Assicurati quindi di scegliere una venue che sia accessibile per le persone con disabilità motorie, assicurati che possa essere garantita una buona visibilità del palco al pubblico in sala, che ci siano microfoni funzionanti, proiettori adeguati, e che siano ammessi animali di servizio.

Stabilisci un momento in cui viene illustrato il luogo dell’evento: dove si trovano i bagni, ad esempio, le uscite, il personale, etc.

Cerca di individuare e riservare un’area in cui siano ridotti al minimo gli stimoli sonori e visivi, per consentire a chi ne ha bisogno di prendersi una pausa.

Eventi online

Come gli eventi fisici, anche gli eventi online necessitano di un’attenzione specifica, legata alla piattaforma in cui avverrà l’evento.

In generale, va il più possibile garantita la fruizione dell’evento da più di una fonte sensoriale: ad esempio, guardare un video che può essere ascoltato, ma poterne leggere il contenuto testuale; fare una domanda a voce invece di scriverla, e viceversa.

La piattaforma deve poi poter essere compatibile con i lettori di schermo e deve poter essere facilmente navigabile con le tastiere.

Ovviamente valgono anche in questo caso i suggerimenti in merito a sottotitoli e lingua dei segni.